Όταν θέλετε να είστε πιο παραγωγικοί, θα πρέπει να κοιτάξετε σε κάποιον που έχει πολλά στο καλάθι του και όχι κάποιον CEO. Πάντα ισχυρίζονται ότι ο διαλογισμός και η μη απάντηση στα email είναι τα κλειδιά της επιτυχίας, κάτι που δεν είναι πραγματικά χρήσιμο για τον μέσο άνθρωπο που δεν έχει το χρόνο ή τους πόρους για διαλογισμό ή την πολυτέλεια ενός βοηθού για να ανοίξει τα αναπάντητα email. Ίσως θελήσετε να δοκιμάσετε να κοιτάξετε πίσω στο χρόνο: ο Ivy Lee, ο ιδρυτής των σύγχρονων δημοσίων σχέσεων, βρήκε μια μέθοδο παραγωγικότητας τόσο καλή που «επιβιώνει» για 100 χρόνια—και εξακολουθεί να φέρει το όνομά του. Δείτε πώς να την δοκιμάσετε.
Τι είναι η μέθοδος Ivy Lee;
“Το όνειρό μου στη ζωή είναι να κάνω κάτι τόσο μοναδικό και φοβερό που το όνομά μου να συνδέεται με αυτό για όλη την αιωνιότητα, αλλά οι πιο βραχυπρόθεσμοι στόχοι μου περιλαμβάνουν απλώς να κάνω τις βασικές μου εργασίες κάθε μέρα”. Ο Ivy Lee κατάφερε με κάποιο τρόπο να κάνει και τα δύο αυτά πράγματα. Βρήκε τη μέθοδο παραγωγικότητάς του σε μια προσπάθεια να βοηθήσει τις μεγάλες επιχειρήσεις στη δεκαετία του 1920 να κάνουν περισσότερα. Έχει να κάνει με τη δημιουργία διαχειρίσιμων, με προτεραιότητα λιστών υποχρεώσεων και την παραμονή σε αυτές μέχρι να ολοκληρωθούν.
Πώς χρησιμοποιείτε τη μέθοδο Ivy Lee;
Η ίδια η μέθοδος είναι απλή. Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, γράψτε έξι εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε αύριο. (Αν είναι Παρασκευή, γράψτε τι πρέπει να κάνετε τη Δευτέρα). Μην ξεχνάτε ότι τα διαλείμματα το Σαββατοκύριακο είναι επίσης σημαντικά για την παραγωγικότητα. Μην γράφετε πάνω από έξι. Ο στόχος εδώ είναι η λίστα να είναι διαχειρίσιμη, όχι ατελείωτη. Στη συνέχεια, δώστε τους προτεραιότητα. Ίσως βάση σπουδαιότητας ή βάση χρόνου.
Την επόμενη μέρα, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε στη λίστα. Ξεκινήστε με την πρώτη εργασία το πρωί και ολοκληρώστε την πριν μεταβείτε στη δεύτερη. Συνεχίστε μέχρι το τέλος της εργάσιμης ημέρας, αξιοποιώντας την ικανότητά σας να κάνετε δουλειά εις βάθος, εστιάζοντας μόνο σε μία εργασία ή έργο τη φορά. Όταν τελειώσει η μέρα σας, οτιδήποτε είναι ημιτελές θα πρέπει να μετακινηθεί στην αυριανή λίστα και να προστεθούν νέες εργασίες σε αυτήν μέχρι να φτάσετε στις έξι.
Με την ανατροπή των εργασιών, διασφαλίζετε ότι θα ολοκληρωθούν, αλλά έχοντας επίγνωση ότι έχετε την επιλογή να τις ανανεώσετε, δεν θα αισθανθείτε υπερβολικοί. Ωστόσο, προσπαθήστε να διατηρήσετε τις εργασίες όσο το δυνατόν πιο αναλυτικές. Αντί να γράψετε την “αναφορά τέλους τριμήνου” ως ένα στοιχείο λίστας, αναλύστε την. Εάν η ανάλυση των δεδομένων είναι ένα βήμα για τη σύνταξη της αναφοράς, κάντε το ξεχωριστή εργασία. Αν η εισαγωγή του σε μια παρουσίαση είναι άλλο, αυτό είναι επίσης ξεχωριστή εργασία στη λίστα σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό σε ένα πρόγραμμα στον υπολογιστή, σε μια ψηφιακή σημείωση ή ακόμα και στο ημερολόγιό σας, αλλά τα πιο σημαντικά στοιχεία είναι να διατηρήσετε αυτόν τον χαμηλό αριθμό εργασιών, να θέσετε προτεραιότητες και να μην τις εγκαταλείψετε εάν είναι ημιτελείς. Φροντίστε να δώσετε προτεραιότητα σε ό,τι μεταφέρετε στην επόμενη μέρα πάνω από τυχόν νέες εργασίες, ώστε όλα να γίνουν.
